Dinamika ERP mempunyai beberapa modul utama, yang harus diterapkan agar proses ERP dapat berjalan dengan baik.
Adapun modul utama tersebut adalah:
- Finance dan Akunting
Software ERP untuk keuangan dan akuntansi, modul back office ini yang digunakan untuk semua jenis usaha untuk mengelola data keuangan, mengendalikan cash flow perusahaan dan menyusun laporan keuangan dan informasi keuangan lainnya agar dapat digunakan untuk pengambil keputusan.
Keuntungan penggunaan modul ini adalah:
- Mempercepat proses penyusunan laporan keuangan dengan membuat jurnal automatis dari seluruh modul lainnya termasuk jurnal penyusutan dan amortisasi biaya juga jurnal selisih kurs.
- Mengelola cash flow dengan efisien dengan informasi proyeksi cash flow yang effisien dapat mengendalikan cash flow.
- Mempercepat proses penagihan piutang melalui proses penagihan dan tukar faktur yang terjadwal, monitoring piutang-piutang yang lewat jatuh tempo dengan mudah dan cepat. Membuat catatan aktivitas penagihan dalam sistem untuk melihat aktivitas bagian penagihan.
- Mengendalikan hutang dan pembayarannya secara ketat. Menjadwalkan pembayaran hutang dengan melihat informasi cash flow di masa mendatang.
- Meningkatkan efektivitas penggunaan modal kerja dengan memberikan informasi proyeksi cash flow di masa depan dengan akurat dan real-time.
Fungsi pada Modul Finance dan Akunting adalah sebagai berikut:
- Cash Management
Efekif mengendalikan cash flow, perencanaan pengeluaran dengan alokasi pembayaran untuk biaya, uang muka dan hutang dagang sesuai dengan dana yang tersedia pada masing-masing rekening kas dan bank. Permintaan pembayaran dan persetujuan dilakukan secara online sekaligus mencetak voucher pengeluaran kas dan bank. Voucher penyerahan cheque/giro ke bank melalui check deposits. Clearing untuk memvalidasi cek dan giro yang dicairkan dan memantau yang belum cair dan yang ditolak.
- Account Receivable
Pengendalian piutang dengan memberikan informasi real time saldo piutang berdasarkan tanggal jatuh tempo dan membuat rencana penagihan yang efektif, mencatat hasil aktivitas penagihan. Melihat piutang setiap pelanggan dengan mudah untuk membuat form penagihan piutang yang segera jatuh tempo untuk memastikan pelunasan piutang yang jatuh tempo tepat waktu. Laporan saldo piutang langganan dikirim langsung kepada pelanggan dapat dicetak atau secara otomatis dikirim melalui email langsung untuk mengkonfirmasi piutang kepada pelanggan. Mempercepat pembuatan dokumen penagihan, dokumen tukar faktur dan jadwal penagihannya
- Account Payable
Memantau hutang jatuh tempo, mengatur jadwal pembayaran dan membuat rencana pembayaran yang tepat sesuai dengan umur hutang masing-masing. Laporan umur piutang yang dapat diatur sendiri oleh kelompok umur sesuai dengan kebutuhan manajemen dalam menganalisis hutang. Mengendalikan secara ketat kewajiban yang timbul dari pembelian dalam alur data yang terintegrasi dengan data pembelian dan penerimaan di gudang. Dilengkapi dengan fasilitas untuk memblokir hutang yang tidak bisa dibayar, pencatatan transaksi hutang yang timbul bukan dari transaksi pembelian.
- General Ledger
Chart Of Account (COA) dapat dirancang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dengan jumlah digit yang tidak terbatas. Fasilitas posting otomatis membuat semua jurnal keuangan dari seluruh transaksi, sehingga mengurangi human error. Dilengkapi fasilitas Auto reverse yang secara otomatis akan membuat jurnal balik pada periode berikutnya untuk membalikkan transaksi Accrued Reverse dan jurnal otomatis amortisasi biaya dibayar dimuka setiap periode.
- Fixed Asset
Mengelola data aktiva tetap sesuai dengan masing-masing golongan dan membuat perhitungan penyusutan aktiva tetap dengan berbagai metode
penyusutan seperti garis lurus, dan saldo menurun.
- Budget
Mengendalikan pengeluaran dengan sistem budget baik operating budget maupun capital expenditure budget yang sangat ketat dan real time sehingga pengeluaran dapat dibatasi sampai sesuai dengan budget yang ada
- Procurement (Pengadaan Barang dan Jasa)
Software ERP bermanfaat untuk mengelola aktivitas pembelian barang dan jasa dan penggunaan baik untuk barang-barang material, persediaan dan barang jadi di perusahaan industri, distribusi, konstruksi dan Jasa Perusahaan.
Keuntungan penggunaan modul ini adalah:
- Memper Pengendalian dan pemantauan proses pembelian dari pembelian permintaan, pesanan pembelian, penerimaan barang dan penagihan. Membuat rencana pembelian permintaan yang dibuat oleh sistem dengan mempertimbangkan kebutuhan masa depan bahan yang mencakup kuantitas dan waktu pemesanan berdasarkan perhitungan MRP (Material Requirement Planning).
- Membuat permintaan pembelian berdasarkan sistem perencanaan kebutuhan dilanjutkan dengan proses tender yang dimulai dengan permintaan penawaran dari pemasok dilanjukan proses seleksi pemasok dengan membandingkan harga, termin pembayaran, dan syarat pembelian yang lainnya serta referensi dari histori pembelian barang sebelumnya.
Fungsi pada Modul Procurement adalah sebagai berikut:
- Purchasing (Pembelian)
Perencanaan pembelian melalui dengan perhitungan MRP, forecasting, atau perhitungan khusus lainnya. Proses bidding untuk merekam data penawaran dari vendor serta data historical pembelian barang dimasa lalu untuk dijadikan dasar dari penunjukan vendor secara online menjamin perusahaan mendapatkan harga dan syarat pembelian terbaik. Data biaya untuk biaya pengiriman yang telah diterima dari perusahaan pelayaran yang terintegrasi dengan pembelian barang.
- E-purchasing
Vendor diberi akses dalam proses pembelian dalam mengajukan penawaran harga (Request for Quotation), penerimaan pesanan (Purchase Order), pembuatan surat jalan (Goods Receipt Note) pengiriman dan informasi penerimaan barang pembayaran hutang dan saldo hutang dapat dilakukan secara online.
- Inventory Control
Monitoring real time rencana penerimaan dari pembelian dan pengeluaran dari produksi dan penjualan. Mengelola persediaan gudang di lokasi yang berbeda (multi-gudang), dan dapat menggunakan unit ukuran yang berbeda untuk item yang sama, seperti salah satu jenis item menggunakan unit box untuk pembelian dan menggunakan unit pieces untuk dijual.
- Quality Control
Fungsi untuk memproses dan merekam analisis kualitas persediaan yang harus melalui proses analisis kualitas dengan merekam hasil pemeriksaan menggunakan metode pemeriksaan masing-masing material sehingga dapat ditelusuri kualitas material yang dibeli dari penerimaan masing-masing vendor.
- Costing
Menghitung harga pokok persediaan dan pemakaian barang berdasarkan berbagai metode seperti rata-rata, rata-rata tertimbang, FIFO dan lain-lain secara akurat. Ditambahkan dengan biaya overhead menghasilkan laporan harga pokok produksi.
- Distribution (Distribusi)
Sistem ini mengintegrasikan modul-modul yang meliputi modul Order Management, Purchasing, Warehouse Management System, Finance and Accounting dan Customer Relationship Management. Sistem ini memberikan solusi untuk perusahaan distribusi dalam meningkatkan skalabilitas, pengendalian dan pelayanan pada pelanggan.
Keuntungan penggunaan modul ini adalah:
- Consolidated dan integrasi sistem, dimana sistem ini juga mendukung bisnis distribusi yang multi company seperti cabang dan lokasi gudang yang lebih satu di beberapa tempat atau kota serta dapat memberikan informasi atau laporan yang terkonsolidasi dengan cepat dan mudah misalnya laporan persediaan, piutang konsolidasi juga laporan keuangan yang menghasilkan neraca dan rugi laba per cabang.
- Solusi distribusi ini dapat membantu untuk merencanakan dan mengendalikan proses distribusi dengan efisien dan efektif sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Modul ini juga dapat terus diubah dan dikembangkan sendiri oleh user disesuaikan dengan kebutuhan-kebutuhan bisnis mendatang tanpa perlu pemograman. Proses bisnis dapat dirubah mengikuti perubahan kebutuhan perusahaan. User dapat mengubah aturan bisnis dan mengubah front-end yang sangat cepat, dalam beberapa menit atau beberapa jam.
- Multi device plaatform Sistem ini juga dilengkapi dengan aplikasi mobile dengan menggunakan tabs, iphone atau perangkat smartphone lainnya untuk salesman, collection sehingga mempermudah memasukan data order pelanggan, pelunasan dan mendapatkan informasi ketersediaan barang, saldo piutang dan piutang yang belum dibayar dimana saja.
Fungsi pada Modul Distribution adalah sebagai berikut:
- Sales Forecast
Mengolah data ramalan penjualan sebagai acuan untuk perencanaan pengadaan dan produksi barang yang dibutuhkan agar dapat mengoptimalkan tingkat ketersediaan dan ketepatan jadwal pengiriman. Menyusun target dan rencana penjualan dengan membagi alokasi sumber daya team penjualan beserta menyusun dan menetapkan anggaran penjualan yang dibutuhkan dalam mendukung rencana penjualan tersebut.
- Quotation
Mempercepat proses pembuatan penawarn berdasarkan permintaan penawaran untuk dibuat perhitungan harga dan syarat pembelian kepada customer dengan cepat melihat histori penjualan sebelumnya dan pehitungan harga pokok sebagai acuan harga jual.
- Order Processing
Order Pelanggan dikendalikan dengan memperhitungkan batas kredit dan piutang lewat jatuh tempo. Alokasi item barang sesuai dengan prioritas masing-masing pelanggan. Surat Jalan dapat dilengkapi dengan angka timbangan untuk kontrol berat. Dilengkapi dengan fungsi mengatur transportasi dengan memperhitungkan volume dan weight masing-masing ekspedisi.
- Billing and Collection
Proses penagihan dengan berdasarkan informasi piutang yang realtime membut penagihan piutang yang segera jatuh tempo secara automatis untuk memastikan pelunasan piutang yang jatuh tempo tepat waktu . Membuat rencana penagihan yang efektif, mempercepat pembuatan dokumen penagihan serta dokumen tukar faktur dan jadwal penagihannya.
- Pricing
Model pricing yang dapat disesuaikan dengan strategi dan kebijakan penjualan dapat diatur jangka waktu dan dibedakan dengan berbagai parameter seperti jenis pelanggan, jumlah permintaan, area pengiriman, syarat pengiriman, syarat pembayaran dan lain-lain.
- Manufacturing/ Operation
Software ERP Kami berpengalaman mengembangkan dan menerapkan sistem ERP Manufacturing di berbagai perusahaan manufaktur dengan berbagai jenis produk dan proses produksi yang berbeda-beda. Mulai dari industri makanan, peralatan rumah tangga, kimia, baja, logam, part automotive, farmasi, CPO, rice mill, sugar, tekstil, garment dan lain-lain dengan sistem produksi Make to Order, Make to Stock dan Engineer To Order / EPC juga dengan proses produksi berbeda-beda seperti Flow Production, Mass Production, Batch Processing, Job Shop, dan Project Manufacturing.
Keuntungan penggunaan modul ini adalah:
- Solusi manufaktur ini dapat membantu untuk merencanakan dan mengendalikan proses manufaktur dengan efisien dan efektif sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dengan modul ini juga dapat terus diubah dan dikembangkan sendiri oleh user disesuaikan dengan kebutuhan-kebutuhan bisnis mendatang tanpa perlu pemograman. Proses bisnis dapat dirubah mengikuti perubahan kebutuhan perusahaan. User dapat mengubah aturan bisnis dan mengubah front-end yang sangat cepat – dalam beberapa menit atau beberapa jam.
- Model Lean Manufacturing, Aplikasi ini sangat membantu para manajer produksi untuk meningkatkan daya saing perusahaan dengan cara memperbaiki lead time produksi, fleksibiltas dan respon terhadap perubahan permintaan volume dan variasi produksi, kwalitas, harga, dan pengiriman kepada pelanggan.
Modul ini menerapkan prinsip dan strategi dari lean manufacturing untuk menghasilkan barang yang berkwalitas, mencegah pemborosan, pengiriman tepat waktu serta pelayanan terbaik kepada pelanggan sehingga menciptakan daya saing produk yg lebih baik.
Penerapan lean manufacturing diantaranya adalah perencanaan kebutuhan produksi, kebutuhan material dengan perhitungan MRP dan perencanaan penggunaan kapasitas produksi dengan perhitungan CRP, melengkapi sistem quality analysis dan control mulai dari penerimaan bahan baku, sampling bahan baku digudang, hasil setiap proses produksi sampai barang sebelum dikirim, menerapkan pengendalian bahan baku dengan bill of material, menganalisa pemakaian kapasitas / cycle time masing-masing proses produksi serta mengendalikan dengan ketat jadwal pengiriman.
- Penerapan OEE (Overall Equipment Effectivenrss) untuk meningkatkan efektivitas proses produksi setiap unit produksi. Dengan mencatat six big loses yang meliputi startup loss, setup/adjustment loss, cycle time loss, chokotei loss, break down loss dan defect loss dapat diukur efektivitas proses setiap work center jika terdapat untuk diketahui penyebabnya.
Fungsi pada Modul Distribution adalah sebagai berikut:
- Manufacturing Resource Planning
Berdasarkan data order penjualan atau/dan forecast penjualan dapat secara tepat dan akurat membuat perhitungan yang menghasilkan informasi rencana kebutuhan produksi yang meliputi apa yang harus diproduksi, berapa banyak yang harus diproduksi dan kapan harus diproduksi. Proses perhitungan MRP dapat dilakukan dalam periode sesuai dengan periode dari rencana produkasi bisa mingguan ataupun bulanan. Perhitungan ini dapat dilakukan penyesuaian setiap saat jika terjadi perubahan pesanan mendadak yang secara otomatis akan merubah informasi kebutuhan barang untuk diproduksi.
- Capacity Resource Planning
Berdasarkan informasi rencana produksi dapat dilakukan proses alokasi rencana pemakaian masing-masing kapasitas produksi/mesin/work center dalam setiap periode sesuai dengan routing produksi masing-masing work order. Pergeseran jadwal dapat dilakukan setiap saat jika terjadi perubahan kebutuhan kapasitas yang timbul karena perubahan permintaan produksi atau tingkat pencapaian hasil produksi yang tidak sesuai target.
- Shop Floor Control
Mengendalikan proses produksi masing-masing unit kerja (work center) dengan mengukur efisiensi pemakaian kapasitas produksi yang meliputi pemakaian material sesuai dengan Bill Of Material, pemakaian mesin, upah kerja dan overhead pabrik.
- Bill Of Material
Merancang struktur bill of material dibagi masing-masing work process dan dapat digunakan multi level Bill Of Material. Dapat menerapkan beberapa jenis BOM untuk satu jenis hasil produksi dengan formulasi dan data produk/material yang dapat di custom sesuai jenis bahan dan barang jadi. BOM bisa dirubah saat ditarik ke dalam masing-masing Work Order jika terjadi penyesuaian bahan yang disebabkan fluktuasi harga atau ketersediaan bahan di gudang mengganti dengan barang subtitusi atau komposisi material.
- Quality Analyst and Control
Diintegrasikan dengan pengendalian pengukuran kualitas bahan, proses dan hasil jadi untuk menjaga dan mengendalikan hasil dan proses produksi sesuai dengan kualitas yang disyaratkan oleh pelanggan. Standard yields variance atas dalam laporan perbandingan dengan aktual hasil produksi. Data Lot Number atau batch number dari supplier dapat ditelusuri sampai ke akhir produk jadi.
- Production Costing
Perhitungan harga pokok produksi dengan menggunakan standard costing untuk dapat mengukur efisiensi produksi secara keseluruhan dan mendapatkan laporan variance analysis sehingga dapat ditelusuri efisiensi masing-masing item bahan baku, bahan pembantu dan bahan pendukung maupun efisiensi unit kerja / work process. Pembuatan standard costing yang sangat mudah dengan memisahkan antara komponen biaya dengan tarif masing-masing biaya sehingga perubahan standard yang diakibatkan salah satu akan automatis merubah harga pokok standard.